Aug 2 2016

Wie wichtig eine professionelle Ausstattung ist

Wer sein eigenes Büro betreibt, wird sicherlich wissen und verstehen, wie wichtig eine gute Organisation und Ausstattung ist. Das ist im wahrsten Sinne des Wortes Gold wert. Denn mangelnde oder schlechte Ausstattung kostet Zeit, Nerven und damit irgendwo auch bares Geld. Geld, dass man lieber in die eigene Tasche stecken würde.

Je länger man sein eigenes Büro betreibt und womöglich auch Buch führt, desto mehr Ordnung und Struktur bekommt man in der Regel in seine Unterlagen und Abläufe. Zumindest wäre das ein wünschenswertes Ziel auf lange Sicht. Denn man macht dabei anfangs häufig viele Fehler und lernt aber genau daraus auch wieder für die Zukunft. Und so entwickelt man seine eigene Art und Weise sein Büro recht effektiv zu führen. Abläufe werden automatisiert und effektiv gestaltet. Unterlagen haben dabei ihren genauen Platz, sind historisch, chronologisch und strukturiert abgeheftet und abgelegt. Materialien, die man häufig verwendet, haben Ihren festen Platz und sind auch in angemessener Menge vorhanden.

An diesen Punkt zu kommen, sollte eigentlich das Ziel sein und das Ergebnis sollte dabei doch Motivation genug sein, hier von Anfang an, Zeit und Energie zu stecken. Es mag eventuell etwas befremdlich erscheinen, sich über so scheinbar triviale Dinge, solche Gedanken zu machen. Denkt man aber etwas weiter, wird man schnell erkennen, dass es sich sicherlich lohnt. Aber ich habe es selbst bei meiner eigenen Arbeit gespürt, wie viel einfacher es ist, alles strukturiert anzugehen und Abläufe zu optimieren.

Das große Problem ist häufig auch, dass man einige Unterlagen häufig zeitlich erst viel viel später benötigt. Da fällt mir spontan schon die jährliche Steuererklärung ein, wo man einiges an Unterlagen zusammentragen und ordnen muss. Hierbei zahlt sich eine strukturierte und organisierte Büroführung sehr aus, muss man eben nicht tagelang alle Unterlagen zusammen tragen sondern hat direkt alles chronologisch sortiert im Hefter parat. Es stellt sich dann gar nicht erst die Frage, was relevant ist und vor allem, wo ich es nun wiederfinden mag.

Da freut sich letztlich auch der Steuerberater, denn er spart sich im Endeffekt die Sortiererei der Unterlagen. Das wiederum freut den Geldbeutel, denn je weniger Zeit der Steuerberater in die Sortierung der Unterlagen investieren muss, desto günstiger wird es am Ende.

Letztlich muss jeder selbst für sich entscheiden, wie er diese Thematik angehen möchte. Grundsätzlich würde ich jedoch jedem ans Herz legen, sich von vorn herein ausgiebig Gedanken dazu zu machen und die Sache einfach anzugehen und nicht vor sich her zu schieben.

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1 Kommentare zu diesem Beitrag

Trackbacks

  1. Stephan schrieb:

    Da sprichst du mir aus der Seele. Ich nehme mir immer vor, alles gleich abzuheften – in meinem Fall eher in den richtigen Ordner auf dem PC zu schieben und mittlerweile klappt das auch ganz gut. Man darf dann nur nicht wieder den alten Schlendrian einkehren lassen. Ich benutze übrigens ein kostenloses Bilanzprogramm für die Steuererklärung. Da bekommt man mit der Zeit auch Routine und spart den Steuerberater. Klar, wenn es zu komplex und zu zeitintensiv wird, macht der Steuerberater sicher Sinn. Du weißt ja: Ordnung ist das halbe Leben – und der Rest ist Unordnung.
    Benutzt du außer Hefter noch andere Hilfssysteme, Ablagen oder so?
    LG
    Stephan

    August 19th, 2016 at 5:43 pm

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